- Cloud vs. On-Premise ehrlich bewerten
- Cloud-PMS reduzieren Serverpflege, Backups und VPN-Aufwand und liefern häufigere Updates. On-Premise oder stark hybrid lohnt sich vor allem noch, wenn Konzernrichtlinien, Offline-Anforderungen oder bestehende Hardware-Kopplungen das erzwingen. Kalkuliere nicht nur Lizenzkosten, sondern auch IT-Zeit, Ausfallrisiken und Update-Zyklen.
- Integrationen vor der Demo festzurren
- Liste verbindlich: Channel-Manager bzw. OTAs, Zahlungsterminals, Tür-/Key-Systeme, Meldeschein/Gästeblatt, POS/Restaurant, Revenue-Tool und DATEV/Accounting. Ein PMS mit schöner Oberfläche ohne stabile Schnittstellen erzeugt Doppelpflege. Lass dir Referenzhäuser mit möglichst ähnlichem Stack nennen.
- Preismodelle vergleichbar machen
- Üblich sind Preise pro Zimmer und Monat, Paketpreise oder umsatzabhängige Komponenten – plus Setup, Schulung, Zahlungsgebühren und Module (z. B. spezieller Channel-Manager). Rechne ein Szenario über 36 Monate mit deiner Zimmerzahl und Peak-Belegung, sonst wirkt das günstigste Angebot nur auf dem Papier günstig.
- Front-Office-Alltag testen, nicht nur Feature-Listen
- In der Live-Demo echte Fälle durchspielen: Walk-in, Umbuchung, No-Show, Split-Folio, Gruppenankunft, Early Check-in, Rechnungsänderung nach Checkout. Entscheidend ist, wie viele Klicks und wie viel Schulung dein Team braucht – nicht die Länge der Marketing-Matrix.
- Datenschutz, Rollen und Exit-Strategie
- Kläre AV-Vertrag, Serverstandorte, Rechte- und Rollenkonzept, Audit-Logs und Exportfähigkeit von Gäste-, Reservierungs- und Foliodaten. Du musst das System später verlassen können, ohne in proprietären Datengefängnissen zu landen. Das gilt besonders bei längeren Vertragslaufzeiten.